Na „niewinnym” zdjęciu mogą więc znaleźć się informacje ujawniające tajemnicę przedsiębiorstwa lub inne poufne dane, co może mieć swoje negatywne konsekwencje. Pracodawcy powinni zatem zwracać większą uwagę na to, co udostępniają w sieci ich pracownicy. Kiedy ryzyko jest największe?

Czym jest employer branding?
Wiele przedsiębiorstw zaczęło wykorzystywać chęć pracowników do dzielenia się w sieci pozytywnymi informacjami na temat pracodawcy. Na employer branding, czyli tzw. budowanie marki pracodawcy, składa się wiele różnych działań. Mają one najczęściej na celu zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy w ocenie obecnych pracowników, kandydatów do pracy, klientów i partnerów biznesowych. W takie działania pracodawcy coraz częściej angażują swoich pracowników. Bardzo popularne stało się obecnie organizowanie różnego rodzaju przyjęć, wyjazdów i spotkań z udziałem zatrudnionych. W ich trakcie pracodawca daje pozwolenie, a nawet zachęca pracowników do publikowania zdjęć i relacji w mediach społecznościowych.

Tło które może zdradzić (zbyt) wiele
Zdarzają się zatem sytuacje, w których pracownik publikuje np. swoje zdjęcie wykonane w gabinecie, podczas gdy na biurku leżą teczki klientów z widocznymi danymi osobowymi. Mogą zdarzyć się również zdjęcia, na których w tle doszukać możemy się np. tablicy prezentującej najważniejsze informacje o nowym projekcie, nad którym firma właśnie pracuje. Osoby prowadzące szkolenia online publikują tzw. zrzuty ekranu komputera ukazujące np. część prezentacji i zdjęcie prowadzącego. Na takich zdjęciach bardzo często pojawiają się jednak także nazwy folderów (a nawet otwarte foldery), czy otwarte karty przeglądarki. W jednym z gorszych scenariuszy, widoczne mogą być foldery z danymi klientów, a hasła wpisywane w przeglądarce zdradzać mogą nowy projekt lub strategię firmy.

W jaki sposób chronić tajemnicę przedsiębiorstwa i dane osobowe?
Opisane wyżej działania, zamiast pomóc pracodawcy, mogą doprowadzić do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych klientów firmy, czy pracowników. Aby temu zapobiec, pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania. W szczególności rekomendujemy wprowadzanie wytycznych, dotyczących zasad fotografowania i filmowania na terenie zakładu pracy. Takie regulacje mogą zostać wprowadzone w formie regulaminu lub zarządzenia pracodawcy. W takim dokumencie warto wskazać, czy pracodawca w ogóle wyraża zgodę na wykonywanie np. fotografii w zakładzie pracy lub wskazać konkretne miejsca, gdzie zdjęcia mogą być wykonywane. Dopuszczalny jest także zapis, zgodnie z którym wykonanie przez pracownika fotografii lub nagrania w miejscu pracy, jest możliwe tylko po uzyskaniu zgody pracodawcy. Jeżeli firma prowadzi działania employer brandingowe – umożliwia i zachęca pracowników do publikowania informacji na temat pracodawcy – rekomendujemy wskazanie pracownikom dokładnych wytycznych, jakie informacje mogą być przez nich udostępniane. Warto i należy wskazać taki sposób, który pozwoli jednocześnie zapewnić ochronę danych poufnych. Pracodawca powinien także określić, , z jakich wydarzeń pracownicy mogą publikować relacje, jakie tło może być uchwycone na zdjęciach, czy fotografie powinny być wcześniej zaakceptowane przez pracodawcę itp. W instrukcji warto także zawrzeć wskazówki, na co pracownicy – wykonując zdjęcia, którymi chcą się podzielić, powinni zwrócić uwagę, a także jakiego rodzaju informacji, treści czy danych pracownicy nie powinni udostępniać.

„Instrukcja” w praktyce
W ostatnim czasie nasza Kancelaria przygotowuje coraz więcej projektów takich dokumentów. To oznacza, że wiele firm zdaje sobie sprawę z zagrożenia związanego z publikowaniem przez pracowników informacji dotyczących firmy. Ustalenie konkretnych zasad w tym zakresie umożliwi bezpieczny employer branding, bez zagrożenia ujawnienia informacji ważnych dla przedsiębiorstwa lub takich, do których ochrony pracodawca jest zobowiązany.

Sylwia Jaworska radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy SZUSZCZYŃSKI KAMIŃSKA z siedzibą w Poznaniu www.szuszczynski.pl